O Sistema Eletrônico de Informações, ou simplesmente SEI, trocou pilhas de papel impresso, uso de espaço com catálogos e transporte de documentos entre unidades da Casal por cliques e digitação. Essa revolução, que teve início em 2018, gerou economia e eficiência na criação, edição e armazenamento de documentos pela Companhia.
Nesta sexta-feira (12), a Empresa celebra sete anos de adoção do SEI. Criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), a plataforma foi concebida como a solução oficial para a gestão pública de documentos e processos administrativos.
O SEI consiste em um ambiente digital seguro, prático e econômico para que gestores exerçam suas funções. Ele também é disponibilizado de forma gratuita para instituições públicas, integrando a iniciativa de Processo Eletrônico Nacional (PEN).
Segundo Marcelo Moreira, atual gerente de Patrimônio da Casal (Gepat) e, em 2018, Superintendente de Desenvolvimento Organizacional, Compliance e Gestão de Riscos (Sudeo), a adoção do SEI ocorreu mediante a publicação do Decreto Nº 58.688, em 26 de abril daquele ano.
O documento, de autoria do Governo do Estado de Alagoas, determinou a adoção obrigatória do Sistema Eletrônico de Informações por órgãos e entidades da administração direta e indireta do poder executivo.
A partir de então, a Casal passou a se mobilizar: ainda em setembro de 2018, foram indicados membros para composição do primeiro Núcleo Técnico Setorial de Gestão do SEI-NTS, isso em atendimento à portaria conjunta da Seplag/Casal N º 25/2018.
Colaboradores chaves da Casal receberam capacitação técnica focada no novo sistema. Nesse primeiro momento, o SEI destinou-se à função de transitar processos externos do Governo do Estado de Alagoas. Manteve-se, até então, a execução de processos internos da Companhia por meios físicos (papéis).
Primeiro passo
A Casal daria o primeiro passo no sentido de implantar internamente o SEI em abril de 2019. Nesse ano, o NTS arregimentou medidas para estabelecer protocolos digitais nos moldes da Resolução de Diretoria (RD) Nº 014/2019.
Em 2020, o Núcleo Técnico iniciou a implantação definitiva do SEI nos trâmites internos conforme o determinado pela RD Nº 12/2020, que incluiu obrigatoriamente as demandas com as unidades de Recursos Humanos da Casal e, posteriormente, também de acordo com a RD Nº 33/2020, que tornou obrigatória a abertura de novos processos por meio digital, sem exceção, até a data limite de 01 de outubro de 2020 e determinando a permanência de processos físicos somente para os que já tramitaram antes desse prazo.
O NTS trabalhou, ao longo de 2020, para capacitar colaboradores da Casal e usuários externos do SEI. Além disso, o grupo modernizou processos da Companhia, como formulários, os quais receberam modelos digitais.
2020 seria marcado ainda pela introdução de benefícios provenientes da digitalização de rotinas, a exemplo da redução de custos com impressões, redução de uso de combustível e pessoal para deslocar processos físicos, ganhos na celeridade de trâmites processuais, além de incrementos na segurança e na transparência da informação.
Moreira destacou a importância do Sistema num período difícil: “a implantação do SEI foi fundamental para a Casal operar durante a pandemia. Na época, o distanciamento social exigiu que boa parte dos funcionários trabalhassem em regime de home office, uma necessidade que foi prontamente atendida pelo uso da plataforma pelos colaboradores dos diversos setores da Companhia”.
Desde então, a Casal continuou a evoluir em seus usos do SEI. As unidades de engenharia da empresa passaram a fazer a abertura de processos para clientes, processos de viabilidade técnica, de recebimento de obras e de análise técnica de projeto.
Atualização
Em 2025, o SEI foi atualizado para sua versão 4.0. Esse aprimoramento introduziu vantagens, tais como interface moderna e de fácil navegação, incremento na agilidade de tramitação de documentos, aprimoramento da estabilidade e redução no tempo de espera, segurança reforçada para armazenamento de informações, melhor compatibilidade com dispositivos móveis, integração otimizada com outros sistemas institucionais e a adição de recursos para busca e filtros, facilitando a localização de documentos.
Atualmente o NTS da Casal é formado por colaboradores de diversos setores da Companhia e tem contato direto com a Seplag. Essa proximidade entre os órgãos garante o bom funcionamento da ferramenta.
Diariamente trabalha-se na movimentação de novos usuários (internos e externos), na atualização da estrutura organizacional da Companhia, na inclusão de documentos e na elaboração de respostas a dúvidas dos usuários.
Como destacou Inaldo Lourenço, gerente de Tecnologia da Informação da Casal, o SEI conferiu uma agilidade inédita aos trâmites internos, reduziu custos operacionais e representa uma guinada para a Casal em termos de sustentabilidade.
“Para se ter uma ideia do impacto, em 2017 a empresa realizou cerca de 200 mil impressões, número que caiu para aproximadamente 20 mil em 2025. Essa redução expressiva demonstra não apenas a economia de recursos, mas também o compromisso da Casal com a eficiência e a preservação ambiental, reforçando o papel da tecnologia como aliada na gestão pública”, disse Lourenço.
